Ser eficaz é fazer mais “coisas certas” que aumentam a produtividade. Ser eficiente é fazer as “coisas do jeito certo”. Logo, a eficiência e a eficácia significam fazer mais das coisas certas do jeito certo. Todos queremos ser mais eficientes e mais eficazes, mas, a busca ingênua por ambas características podem torná-las mutuamente incompatíveis.
Quem busca ser mais eficaz quer fazer mais coisas que entreguem valor. Quem busca ser mais eficiente, mitiga os riscos de fazer errado. Por isso, o eficaz tende a ser diligente na busca do “sim”, enquanto o eficiente costuma ter tendência teimosa de dizer “não”.
A eficiência, em escala, é obtida com alguma burocracia (calma, nem toda burocracia é “ruim”). Seja a partir do estabelecimento de processos, estruturas, regras ou normas, a intenção é criar uma “memória corporativa” da forma certa de fazer as coisas. Na medida apropriada, a preocupação com a eficiência é enabler para a eficácia. De maneira exagerada, entretanto, a eficiência é impeditiva.
Desenvolver eficiência – estabelecendo processos, estruturas, regras e normas – demanda “visão mais ampla” para delinear a melhor forma de fazer as coisas. Além disso, de nada adianta explicitar essa “memória corporativa” sem estabelecer mecanismos para “garantir” que ela seja considerada e respeitada. Disso resultam problemas!
Atividades direcionadas à eficácia são doing, focadas na geração de valor, e as direcionadas à eficiência são suportadas por watching, assegurando que valor está sendo gerado de maneira ótima. O custo da oportunidade de atividades watching é a realização de menos doing. Ou seja, ineficácia.
Reuniões para acompanhamento de resultados, atas de reunião e todos os demais documentos que geram “evidências”, auditorias de conformidade à processos, todas as atividades de QA, são todas tarefas “watching”. Daily meetings, retrospectivas, testes de qualquer espécie (automatizados ou não), também são (embora mais baratas). Tarefas “watching” tem necessidade inquestionável, mas é importante que tenhamos consciência de que elas são ofensivas ao resultado.
Sob a perspectiva financeira, a eficácia pode ser materializada pelo racional dos custos das tarefas “doing” e das tarefas “watching“.
O aumento da eficácia ocorre tanto pela ampliação dos investimentos em doing quanto pelo “desinvestimento” em tarefas watching. Achar formas mais baratas, ainda responsáveis, de controle e governança é caminho para a eficácia nos negócios.
Eficácia ineficiente gera crescimento insustentável. Ineficiência eficaz impede que o crescimento aconteça. Logo, eficácia e eficiência devem coexistir, porém de maneira saudável.
Métodos tradicionais e antigos de governança em TI, como, por exemplo, os preconizados pelos modelos de maturidade, tão difundidos na década de 1990 e início dos anos 2000, são exemplares de watching concorrendo com o doing. A ênfase desses modelos era a eficiência e não a eficácia. Por isso, foram e estão sendo “refinados e contestados” por práticas ágeis.
Quanto maior a empresa ou os times, maior a tentação (e a necessidade, inclusive legal) de gastar mais com watching, tentando assegurar a eficiência, pois, afinal, mais graves são os riscos (veja a atuação dos conselhos administrativos). Estabelecer e fiscalizar orçamento da maneira tradicional, por exemplo, é um “mal necessário” em organizações maiores, mas, é exemplo retumbante de tempo gasto fazendo coisas que não são “doing” e, por isso, antítese do espírito ágil e carentes de revisão em método.
Observar a relação entre dinheiro gasto em doing e em watching, pelo menos preservando a proporcionalidade na medida em que acontece o crescimento deve fazer parte da gestão da rotina. Transformação ágil demanda bem mais que isso! A transformação do ágil deve atacar agressivamente a ineficácia reduzindo o custo da eficiência de forma marcante.
Empresas que dão pouca ênfase à agilidade crescem impulsionando a redução da eficácia, ferindo o “lucro” e, com recorrência, a competitividade. O caminho natural do crescimento sem agilidade, não havendo esforço deliberado em direção contrária, é a ineficácia muitas vezes irremediável.
Entregas menores, mais frequentes, automatizadas, gerando valor – ou seja, ágil e lean suportadas por DevOps – maximizam a eficácia por combaterem os custos da eficiência. São ferramentas transformadoras de resultados que, embora difíceis por afetar a cultura, conseguem patrocínio executivo fácil.
A eficácia presume o atendimento de resultados e, para isso, pede por eficiência – mas, ela precisa ser na medida certa, implantada da forma certa. A transformação ágil não abre mão da eficiência, mas entrega formas racionais para que ela seja obtida.
